Digitale Aufgabenlisten

Die Mathematikprüfung bis nächsten Freitag, die Rückmeldung per E-Mail bis Dienstag, das Arbeitsblatt bis übermorgen und den neuen Moodle-Kurs möglichst bald. Noch während ich diese Aufgaben im Kopf durchgehe, kommen mir zwei weitere in den Sinn, die beinahe vergessen gegangen wären…

Die zu bewältigenden Aufgaben als Lehrperson (aber auch im Privatleben) wurden in letzter Zeit immer zahlreicher und vielfältiger. Wie soll ich da den Überblick behalten, keine wichtigen Termine verpassen und die richtigen Prioritäten setzen? Früher bewältigte ich alles noch im Kopf (war mein Kopf damals noch frischer oder die Aufgaben einfach weniger zahlreich?), später kamen verschiedenste Liste auf Papier und Post-it-Zettel dazu. Mittlerweile arbeite ich schon einige Zeit mit digitalen Aufgabenlisten. Zwar könnte ich damit sicher noch viel mehr herausholen, doch bin ich (zumindest meiner Ansicht nach) schon um einiges produktiver geworden.

Vorteile von digitalen Aufgabenlisten

Digitale Aufgabenlisten haben meiner Ansicht nach die folgenden drei grossen Vorteile gegenüber herkömmlichen todo-Listen auf Papier:

Verfügbarkeit

Falls das digitale Werkzeug entsprechend gewählt wird, habe ich von all meinen Geräten (Smartphone, PC, Laptop, …) Zugrifft auf meine Aufgaben. Wichtig ist dies für mich vor allem für das Hinzufügen von Aufgaben. Während ich am Computer die Lektion vorbereite, kommt mir in den Sinn, dass ich bis am Freitag noch die dazugehörige Mathematikprüfung schreiben muss und im Lehrerzimmer verspreche ich den Moodle-Kurs für eine Kollegin möglichst bald einzurichten. Anschliessend habe ich nicht mehrere Notizzettel, die auf dem Schreibtisch verloren gehen können, sondern bereits alles auf einer einzigen todo-Liste. Auf diese kann ich nun wiederum von überallher zugreifen um zu bestimmen, woran ich als nächstes arbeiten sollte.

Flexibilität

Auch wenn ich mir die Aufgaben für diese Woche gut überlegt und sinnvoll priorisiert habe, kommen sicher bereits am Montagnachmittag Aufgaben hinzu, die ich noch dazwischen einfügen muss. Auf Papier wird der Platz dafür sehr schnell eng und die Liste mit Pfeilen und Zeichen bald einmal unübersichtlich. Auf einem digitalen Medium ist das Verschieben von Aufgaben hingegen sehr viel einfacher. Dies wäre zwar schon ein kleiner Vorteil, viel wichtiger ist es meiner Meinung nach jedoch, dass die Aufgaben mit Zusatzinformationen wie Datum, Priorität oder Kategorie versehen werden und entsprechend automatisch sortiert oder gefiltert werden können. So kann ich mir beispielsweise alle Aufgaben im Zusammenhang mit der Schule anzeigen lassen, die heute erledigt werden müssen und dies gleich nach ihrer Priorität geordnet.

Erinnerung

Die anstehenden Aufgaben der aktuellen und vielleicht noch jene der kommenden Woche kann ich mir relativ gut im Kopf behalten, doch sobald der Termin etwas weiter in der Zukunft liegt, wird es kritisch. Früher war ich bei Aufgaben mit dem Zusatz „In der Woche vor den Sommerferien solltest du noch…“ immer etwas ratlos. Wo soll ich dies notieren, damit es nicht vergessen geht? In der Agenda? Auf einem Zettel? – Mittlerweilen wandert diese Aufgabe mit dem entsprechenden Datum auf meine Aufgabenliste, wo diese dann zum richtigen Zeitpunkt wieder erscheint. Falls ich zusätzlich noch die Erinnerungsfunktion nutze, werde auch noch mittels Push-Benachrichtigung oder E-Mail an die anstehende Aufgabe erinnert.

Meine digitale Aufgabenliste

Bei der Wahl des digitalen Werkzeuges für meine Aufgabenliste waren mir die folgenden Punkte wichtig:

• Geräteunabhängigkeit – Verfügbar auf möglichst vielen verschiedenen Geräten (Web, Smartphone, PC, …).

• Offenheit des Werkzeuges – Integrationen in anderen Apps oder Diensten sollte möglich sein.

• kostenlose Version – Die Grundfunktionen des Werkzeugs sollten kostenlos sein. Dies gibt mir die Möglichkeit das Tool über eine längere Zeit im Alltag zu testen. Für Zusatzfunktionen bin ich dann gegebenenfalls gerne bereit zu bezahlen.

• Aufgaben aus E-Mails – Es sollte eine einfache Variante geben, um direkt aus E-Mails Aufgaben zu generieren.

Nachdem ich in den letzten Jahren verschiedene Tools getestet habe, fiel meine Wahl vor etwas mehr als einem Jahr auf todoist. Wie praktisch jedes andere Tool braucht auch todoist eine gewisse Einarbeitungszeit. Die ersten paar Wochen war mir vieles noch zu umständlich und meine Produktivität dadurch sicher nicht besser. Doch wenn ich es nicht mindestens zwei bis drei Monate durchziehe, dann muss ich eigentlich gar nicht mit dem Testen beginnen. Bei todoist fand ich mich (im Gegensatz zu anderen Tools) jedoch relativ schnell zurecht und bereits nach wenigen Wochen war das Werkzeug schon gut in meinen Alltag integriert.

Natürlich ist dies mit der Wahl des Werkzeuges sicher auch Geschmackssache. Für all jene, die sich mit todoist nicht anfreunden können, hier noch der Hinweis auf einige andere Tools, die ähnliche Möglichkeiten bieten: Wunderlist, Toodledo, Remember the Milk, Any.DO, … Und sonst einfach die Suchmaschine des Vertrauens fragen, welche sicher noch weitere Tipps auf Lager hat.

Wie ich mit todoist arbeite

Da der Blogeintrag für meinen Geschmack jetzt schon fast zu lange ist, gehe ich vorerst nur ganz kurz auf diesen Punkt ein. Die Details kann ich mir ja auf einen späteren Blogeintrag aufsparen.

Eine neue Aufgabe, die auf meine todo-Liste kommt, versuche ich immer gleich mit Datum (wann möchte ich dies erledigen), Priorität (eins bis vier) und Kategorie (im Moment: Schule und Privat) zu versehen. Nachdem ich den Tag über versucht habe möglichst alle Aufgaben entsprechend ihrer Priorität abzuarbeiten, widme ich mich am Abend allen Aufgaben die ich nicht erledigen konnte oder welche den Tag über aus einem E-Mail oder einer Webseite hinzugekommen sind und noch Zusatzangeben sind. Diese werden neu verplant, das heisst mit Datum und Priorität versehen.

Merkpunkt für Lehrer Boller

In nächster Zeit sollte ich mich nochmals etwas genauer mit der Priorisierung von Aufgaben befassen. Diesbezüglich könnte ich meinen Workflow sicher nochmals weiter optimieren. Ein Prinzip, welches dabei hilfreich sein könnte ist die Eisenhower-Matrix.